100%リモートワークを現実にする、バーチャルオフィス活用法

近年、「リモートワーク」という働き方が注目を集めています。

会社に出勤しなくても遠隔で仕事をすることができる働き方は、労働人口減少による雇用問題解決の一手になるのでは？と期待されています。

現在は、全社員のうち一部の職種の人だけがリモートワークを行なっている企業のほうが多数派ですが、中には職種や雇用形態に関わらず全社員のリモートワークを可能にしている企業も登場し始めています。

こういった働き方の変遷を考えると、オフィスの役割は時代の流れとともに大きく変わってくることが予想されます。

新しいスタイルの1つとして、固定のオフィスを持たない「バーチャルオフィス」という選択肢があることをご存知でしょうか。

バーチャルオフィスを活用すれば、100%リモートワークも実現可能と言われるワケは……？

今回は、バーチャルオフィスの特徴や、リモートワークの企業の活用事例を見ていきましょう。

バーチャルオフィスってどんなサービス？

バーチャルオフィスは、賃貸オフィスと異なり、住所や電話など必要なサービスだけレンタルすることができる特徴があります。

運営会社によって料金は異なりますが、数万円程度の初期費用と、数千円程度の月額利用料金を支払えば、東京都心部の有名エリアに会社の住所を持つことが可能です。

「バーチャル（仮想の）」という名前のイメージが先行しがちですが、実際にオフィスがあり、受付や会議室、ミーティングシートやワークスペースを用意しているバーチャルオフィスも存在します。

人材派遣業や建設業といった独立した事務所が必要な業種の場合は、バーチャルオフィスの住所では許認可が降りないケースがあるため注意が必要ですが、場所を問わず仕事を行うことができるIT関連やクリエイティブな業種とは相性が良く、創業期の起業家たちにも人気です。

リモートワークとバーチャルオフィスの相性が良い理由

全社員がリモートワークをしている会社の場合、執務スペースは必要ありません。東京都心部で賃貸オフィスを契約すると、月の賃料で数十万円ほどかかるのが相場。例えば、三井不動産のデータによると、丸の内・大手町エリアの募集賃料平均で40,360円/坪・月とかなり高額です。そう考えると、固定のオフィスを持たずに、できるだけコスト削減をしたいものです。

しかし、ビジネスをする上で会社の所在地は必要です。オフィスがどこに所在するかは会社のイメージの決め手にもなるので、できるだけ知名度が高い場所に登記したほうが有利なはず。

バーチャルオフィスであれば「東京の一等地に会社の住所を持ちたい」「場所代にできるだけコストはかけたくない」というニーズを満たすことができます。

経営者自身もリモートワークが可能であれば、バーチャルオフィスのシステムはリモートワークの企業と、とても相性が良いと言えます。

【活用事例】リモートワーク×バーチャルオフィス

では、リモートワークを行なっている企業はバーチャルオフィスをどのように活用しているのでしょうか？ここでは、2つの事例を見ていきましょう

事例１）「リモートワーク 」に不安を感じる世代も、会社の住所が一等地だったことで安心

ソフトウェアの開発と販売を行うA社は、設立当初から全社員リモートワークを実現しています。子育て中の女性や家族を介護している方も正社員で働くことができるため、世間からもそのスタイルが注目を集めています。

普段は全員が自宅やカフェなどで作業をしているため、オフィスに出勤して作業をすることはありません。会社の所在地は東京都千代田区にありますが、実はバーチャルオフィスの住所を活用しているのです。

A社で働き始めたばかりの斎藤さん（仮名）は、両親にリモートワークで働いていることを伝えると「どんな会社で働いているの？出勤しないなんて大丈夫なの？」と心配されましたが、会社の住所が都心の一等地にあることで両親の不安を払拭することができたのだとか。また、バーチャルオフィスの住所がハイグレードなビルだったこともあり「立派な会社なのね」と好印象。実際に出勤する場所ではありませんが、会社の住所がしっかりしていることで、家族にも安心感を持ってもらうことができました。

事例２）バーチャルオフィスの会議室を利用し、社内外のコミュニケーションを円滑に

場所や時間を問わず働くことができるスタイルを大切にしているB社は、Web制作を手掛けるベンチャー企業。昨年から全社リモートワークを導入し、賃貸オフィスからバーチャルオフィスに引っ越しをしました。

B社は、普段はオンライン上のやり取りで作業を進行していますが、クライアントとの打ち合わせや社内ミーティングの時だけバーチャルオフィス内にある会議室を利用しています。

B社が契約しているバーチャルオフィスの中には2人〜数十名用まで大小さまざまな会議室が用意されており、集まる人数に合わせて会議室を選ぶことができます。

会議室の利用はオプションになりますが、小さな部屋であれば1時間1000円程度とリーズナブルな料金も魅力。有人の受付が設置され、施設の中も洗練された雰囲気なのでオフィスを訪れたクライアントからも良い印象を持たれています。

完全にリモートワークであっても、働く仲間やお客様と対面でコミュニケーションをする時間は大切にしたいもの。B社の場合、リモートワークと並行しながらバーチャルオフィスの会議室やワークスペースをうまく活用することで、社内外のコミュニケーションがうまくいっているようです。

【注意点】バーチャルオフィスを探す時のポイントは？

（１）住所の信用性

契約時の審査体制が甘いバーチャルオフィスには要注意。住所が犯罪に利用されている可能性があります。そういった場合、自分の会社の住所が詐欺会社としてブラックリストに載ってしまったり、ネット上にネガティブな情報が流れてしまったりするおそれも。一度登記してしまうと、なかなか登記先は変えることができませんし、ネット上の情報も噂も簡単に消すことはできません。丁寧で厳重な審査を行なっているバーチャルオフィスのほうが安心して使い続けることができます。

また、社会的信用生の低い住所の場合、法人口座が開設できないという問題もあります。契約前に法人口座の開設実績を調べておくと良いでしょう。

（２）スタッフの対応

スタッフが常駐しているバーチャルオフィスは安心感がありますが、その対応が悪ければ本末転倒。打ち合わせで取引先がオフィスを訪れた際、悪い印象を与えかねません。「有人」という情報だけに惑わされず、実際に足を運んでサービスの品質を確かめることも大切です。

（３）立地やオフィスの雰囲気

リモートワークの会社であっても、会議や契約の際には対面でコミュニケーションを取る必要があり、その場合はバーチャルオフィス内の会議室を利用すると便利です。そのため、バーチャルオフィスの場所が駅から遠かったり、道のりに坂道が多いなどアクセス不便な場所はなるべく避けたほうが良いでしょう。

また、オフィスの中が明るく清潔な雰囲気であるかどうかもチェックポイントです。「バーチャル」とは言え、実際のオフィスの雰囲気を無視することはできません。

【まとめ】リモートワークの企業がバーチャルオフィスを利用するメリット

固定のオフィスを必要としないリモートワークの企業が、バーチャルオフィスを利用するメリットは主に以下の3点ではないでしょうか。

・会社の住所を東京の一等地に持つことができる。

・賃貸オフィスを借りるよりコストが削減できる。

・会議室があるバーチャルオフィスなら人と会う時も便利。

今後、リモートワークの企業が増えていくに伴い、バーチャルオフィスの活用事例も増えていくはずです。

バーチャルオフィスがリモートワーカーたちの働き方を支えることで、今よりもさらに自由で便利なワークスタイルが実現するかもしれませんね。