東京でバーチャルオフィスを探したい！チェックすべき10のポイント

近年、起業家たちの間でますますニーズが高まっているバーチャルオフィス。 東京都内で調べてみると、住所貸しを行っている数多くのバーチャルオフィスがヒットします。 バーチャルオフィスを利用すると、リーズナブルな料金で東京都心の一等地に法人登記できるというメリットがあり、これから東京で事業を始めたいと考えている人々にとって、このサービスは心強いものです。

しかし、東京都内にこれだけ多くのバーチャルオフィスがあると、何を基準に選んだら良いのか判断に迷うことと思います。 安易に「立地が良いから」「料金が安いから」という理由だけで即決してしまうのはご用心。せっかく登記をしたのに「こんなはずでは……」と後悔しないためにも、より良いバーチャルオフィスを探したいところです。

そこで今回は、東京でバーチャルオフィスを探す時にチェックすべきポイントについて、解説を加えてご紹介したいと思います。

⒈会社の印象の決め手となる「住所」はどこにあるか

住所が一等地にあることで、会社の印象が良くなり信用度がアップします。東京都内であれば、新宿区、千代田区、港区、渋谷区といった、誰が聞いてもピンとくるエリアがおすすめです。 また、バーチャルオフィスといっても、商談や打ち合わせの際に足を運ぶ機会もあります。都心部からの乗り換えが複雑な駅や、駅から遠い場所にオフィスがあると足が遠のいてしまいます。バーチャルオフィスを選ぶ時は、交通の便が良く、駅から近い場所を選ぶと良いでしょう。オフィスビルのグレードも会社の印象に影響を与えるので要チェックです。

⒉支払う「料金」は適正か

ホームページでリーズナブルな料金を提示していても、郵便転送サービスには別途費用がかかったり、契約時に保証料を請求される場合があります。また、自分には必要のないサービスが基本プランに含まれているため、基本料金が高めに設定されているというケースも。 バーチャルオフィスによっては、豊富なオプションサービスの中から自分に必要なものだけ選べるところもあります。契約する前に基本料金に含まれるサービスとオプションサービスの内容をよく確認することが大切です。

⒊「法人口座」は開設できるか

バーチャルオフィスに法人登記すると、銀行の法人口座が開設できないのでは？と心配している方も多いようです。たしかに、信用度が低いバーチャルオフィスでは法人口座の開設が難しいという実情があります。 せっかく契約したのに法人口座が開設できず、またバーチャルオフィスを探し直すことに……。そういった失敗を避けるためにも、契約前にリサーチを行って信用度の高いバーチャルオフィスを選んだほうが良いでしょう。ホームページ上で法人口座の開設実績を公表している運営会社もあるので、そういった情報が参考になりそうですね。

⒋契約前の「審査」をしっかり行っているか

契約前の審査体制もチェックしておきたいポイントです。バーチャルオフィスの中には審査体制が甘いところや、審査をせずにどんな事業者でも利用できるところも存在します。 事業を始めたばかりの人々にとって、契約のハードルが低いことは魅力に感じるかもしれませんが、しっかりとした審査を行っていないためそういったバーチャルオフィスは悪徳会社に住所を利用されやすいという短所があります。 登記した住所が別の事業者に悪用され、「詐欺会社の住所」として知れ渡っていたというケースもあるようです。ネットでネガティブな情報を流されてしまうとなかなか消すことができません。契約前の審査を対面式で丁寧に行っているバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。

⒌実際に「施設」は実在するか。どんな雰囲気か

バーチャルオフィスの中には、施設が実在するものとしないものがあります。実在している場合は、契約前に施設を見学して立地や雰囲気を把握しておいたほうが良いでしょう。 東京都内ではマンションの一室などを活用し、バーチャルオフィスとして住所を貸しているところもありますが人を招くには不向きです。自分やクライアントが足を運ぶことを想定し、広さや清潔感をはじめ会議室やワークスペースの有無、受付スタッフの対応もチェックしましょう。

⒍打ち合わせや商談で利用できる「会議室」があるか

バーチャルオフィスを選ぶ上で、契約者が利用することができる会議室も見ておきたいポイントです。会議室有りと表記されていても、とても狭かったり閉塞感があったりなど、実際には使いにくかったというケースもあります。 人数に合わせて大小様々な会議室を利用することができたり、オープンな雰囲気の部屋であれば実用度も高いはず。見学の際には、使用料金の確認とともに実際に会議室の様子を見てみましょう。

⒎有人で対応している「受付」の有無

バーチャルオフィスの中に有人対応の受付があると、会社のイメージアップに繋がります。スタッフがいることで第三者の目が行き届き、オープンな雰囲気の中で打ち合わせや会議ができるので安心して利用することができます。 また、見学に行った際は、受付スタッフが常駐しているか、ビジネスに適した服装や接遇ができているかなどの対応の質も確認すると良いでしょう。

⒏お客様の電話を繋ぐ「電話サービス」の内容

バーチャルオフィスの電話サービスは、単なる転送サービスだけでなく、有人の電話応対をオプションサービスとして用意していることもあります。どのような電話サービスを行っているかは運営会社ごとに異なります。自分の事業スタイルに合わせて、柔軟に電話サービスのプランを選べると良いですね。 電話はクライアントにとって最初の窓口となるため、会社の印象を左右します。そのため有人で電話応対をしている場合は、応対品質についても事前に確認できると安心です。

⒐郵便物の受け取りや転送をする「郵便転送サービス」の柔軟度

バーチャルオフィスが提供する郵便転送サービスは、電話サービスと同様に運営会社ごとに様々なプランが存在します。定期的に郵便物を転送してもらえるところもあれば、郵便物を1件受け取るごとに料金が発生するところもあります。 転送頻度をあげたい場合や、急ぎの転送を希望する場合に対応可能かどうかもチェックしておきたいところ。まずは基本プランのサービス内容を確認し、オプションサービスを利用することで、どのくらい柔軟に転送してもらうことができるのかも調べておくと良いでしょう。

⒑「契約期間」の決まりは？

バーチャルオフィスの契約期間は運営会社によって異なります。1ヶ月単位での契約が可能なところもあれば、１年以上の長期契約が必須なところもあります。 将来的に登記先の変更を検討している場合は、長期契約が必須だと不利になるため、契約期間は慎重に検討したいところです。会社の事業計画に合った契約プランがあるバーチャルオフィスをおすすめします。

契約前に見学や体験をして、安心して利用できるバーチャルオフィスを選ぼう

バーチャルオフィス選びは、会社の信用に直結します。 上述したように、東京の一等地に会社の住所を構えること以外にも、契約前に検討すべき項目がいくつかあります。 運営会社は信用できるか？ 施設は実在するか？ オプションサービスは充実しているか？ これらを確かめるためにも、実際にバーチャルオフィスの所在地に足を運び、見学をしてみることをおすすめします。 バーチャルオフィスによっては契約前に無料体験を行なっているところもあるので、積極的に利用してみてはいかがでしょうか。